東京都弁護士国民健康保険組合
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東京都弁護士国民健康保険組合個人情報保護に関する規程

目 的

第 1 条 この規程は、東京都弁護士国民健康保険組合(以下「組合」という。)規約に規定する事業を実施するにあたり、被保険者等の個人情報保護に関する取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

用語の定義

第 2 条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
 
「個人情報」とは、個人に関する情報(特定の個人を識別できるものをいう。)で、組合が管理する文書、磁気テープ、磁気ディスク等に記録されたものをいう。
「被保険者等」とは、被保険者及び被保険者であったものをいう。
「役職員」とは、規約、規程等に定める役員及び職員をいう。

組合の責務

第 3 条 組合は、この規程の目的を達成するため、個人情報の保護に関し、必要な措置を講じなければならない。

役職員の責務

第 4 条 組合の役職員は、職務上知り得た個人情報に係る内容を他に漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。

個人情報の収集の制限

第 5 条   組合は、個人情報を収集するときは、個人情報を取り扱う事務の目的を明確にし、当該事務の目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により収集しなければならない。
  2
組合は、個人情報を収集するときは、本人からこれを収集しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。
本人の同意があるとき。
法令等に定めがあるとき。
収集することが事務の執行上、やむを得ないと認められるとき。

個人情報取扱責任者の設置

第 6 条   組合は、個人情報の適正な管理及び安全保護を図るため、個人情報取扱責任者を置かなければならない。
  2 前項に規定する個人情報取扱責任者は、事務局長とする。
  3 個人情報取扱責任者は、個人情報保護の徹底が図られるよう、組合の役職員に対する教育訓練、各種安全対策の実施、個人情報に関する開示請求や苦情処理、外部委託業者の監督等を適切に行い、理事長など役員とともに、その責任を負うものとする。

個人情報の適正管理

第 7 条   個人情報取扱責任者は、個人情報を取り扱う事務の目的を達成するため、個人情報を正確かつ最新の状態に保つように努めなければならない。
  2 個人情報取扱責任者は、個人情報を取り扱う事務の目的を達成するため、個人情報を正確かつ最新の状態に保つように努めなければならない。
  3 個人情報取扱責任者は、保有の必要がなくなった個人情報については、速やかに消去し、又は、これを記録した文書を廃棄しなければならない。
  4 個人情報取扱責任者は、個人情報の保護の重要性を認識し、役職員に対し、教育及び研修を行い、その指導及び監督につとめなければならない。

委託に伴う措置

第 8 条   組合は、個人情報を取り扱う事務を委託しようとするときは、個人情報の保護に関し、必要な措置を講じなければならない。
  2 組合は、個人情報を取り扱う事務を委託するときは、個人情報保護に関する十分な管理能力を有するものを選定し、理事会に諮らなければならない。

受託者等の責務

第 9 条   組合から個人情報を取り扱う事務を受託したものは、個人情報の漏えい、紛失及びき損の防止その他の個人情報の適正な管理のために、必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
  2 前項の受託事務に従事している者又は従事していた者は、その事務に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。

用語の定義

第 10 条 個人情報に係る事務処理を委託するときは、委託契約書等に次の各号に掲げる事項について条件を付せなければならない。
 
再委託の禁止に関する事項
秘密保持の義務に関する事項
目的外使用の禁止に関する事項
複写及び複製の禁止に関する事項
事故報告義務に関する事項
提供資料の返還義務に関する事項
管理状況等について立ち入り調査の実施に関する事項
従業員等に対する個人情報の保護に係る教育・研修に関する事項
前各号に掲げるもののほか、組合が必要と認める事項
前各号に違反した場合における委託契約解除等の措置及び損害賠償に関する事項
     

利用の制限

第 11 条   組合は、個人情報を本来の目的以外に利用してはならない。
  2
組合は、個人情報を利用するときは、次の各号のいずれかに該当する場合に限る。
本人の同意があるとき。
法令等に定めがあるとき。
利用することが事務の執行上やむを得ないと認められるとき。

提供等の禁止

第 12 条 組合は、個人情報を外部に提供し、又は閲覧に供してはならない。ただし、法令に基づき、個人情報を提供しなければならない場合にあってはこの限りではない。

個人情報の外部提供の制限

第 13 条   組合は、個人情報の組合以外への提供(以下「外部提供」という。)をする場合は、外部提供を受けるものに対し、個人情報の使用目的若しくは、使用方法の制限その他の必要な制限を付し、又はその適切な取扱いについて必要な措置を講ずることを求めなければならない。
  2 組合は、事務の執行上必要かつ適切と認められ、及び個人情報について必要な保護措置が講じられている場合を除き、通信回線による電子計算機の結合による外部提供をしてはならない。

損害賠償

第 14 条 組合の役職員は、被保険者等の個人情報の漏えい等により、被保険者等又は組合に損害を及ぼしたときは、賠償の責を負う。

懲 戒

第 15 条   職員が、本規程に違反した場合は、職員就業規則に基づき、懲戒する。
  2 職員が、本規程に違反した場合は、職員就業規則に基づき、懲戒する。
   
辞職勧告 組合会の議決により、役員に対して辞職勧告する。
停  職 30日以内の期間を定めて組合役員としての活動を停止し、当該期間中の報酬は支給しない。
減  給 報酬の一部を減額する。
戒  告 文書をもって戒める。
訓  告 厳重に注意する。

準用規定

第 16 条 役職員に関する規定は、組合会議員について準用する。この場合において、第4条、第6条、第7条、第14条中「役職員」とあるのは「組合会議員」と、第15条中「役員」とあるのは、「組合会議員」と読み替えるものとする。

個人情報の開示を請求できる者

第 17 条   被保険者等は、組合に対し、自己の個人情報(診療報酬明細書等の開示に係る取扱要領に係るものを除く。以下同じ。)の開示の請求(以下「開示請求」という。)をすることができる。
  2 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって開示請求することができる。

個人情報の開示請求方法

第 18 条   前条の規定に基づき開示請求しようとする者は、組合に対して、次に掲げる事項を記載した開示請求書を提出しなければならない。
   
開示請求をしようとする者の氏名及び住所
開示請求をしようとする個人情報を特定するために必要な事項
前二号に掲げるもののほか、組合が定める事項
  2 開示請求しようとする者は、組合に対して、自己が当該開示請求に係る個人情報の本人又はその法定代理人であることを証明するために必要な書類で組合が定めるものを提出し、又は提示しなければならない。
  3 組合は、開示請求書に形式上不備があると認めるときは、開示請求した者(以下「開示請求者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、組合は、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

個人情報の開示請求に対する決定

第 19 条   組合は、開示請求があった日から14日以内に、開示請求者に対して、開示請求に係る個人情報の全部もしくは一部を開示する旨の決定(以下「開示決定」という。)又は開示しない旨の決定(開示請求に係る個人情報が記録された文書を保有していないときを含む。)をしなければならない。
  2 組合は、前項の決定(以下「開示決定等」という)をしたときは、開示請求者に対し、遅滞なく書面によりその旨を通知しなければならない。
  3 組合は、やむを得ない理由により、第1項に規定する期間内に開示決定等をすることができないときは、開示請求があった日から60日を限度としてその期間を延長することができる。この場合において、組合は、速やかに延長後の期間及び延長の理由を開示請求者に書面により通知しなければならない。
  4 組合は第1項の規定により開示請求に係る個人情報の全部又は一部を開示しないときは、開示請求者に対し、第2項に規定する書面によりその理由を示さなければならない。この場合において、当該理由の提示は、開示しないこととする根拠及び当該規定を適用する根拠が、当該書面の記載自体から理解され得るものでなければならない。
  5 組合は、開示決定等する場合において、当該決定に係る個人情報に当該組合以外のものとの間における協議、協力等により作成し、又は取得した個人情報があるときは、あらかじめ、これらのものの意見を聴くことができる。

個人情報の開示の方法

第 20 条   個人情報の開示は、組合が前条第2項の規定による通知書により指定する日時及び場所において行う。この場合においては、開示請求者は、組合に対し、自己が当該開示請求に係る個人情報の本人又は法定代理人であることを証明するために必要な書類で組合が定めるものを提出し、又は提示しなければならない。
  2 個人情報の開示は、個人情報が記録された文書の当該個人情報に係る部分につき、閲覧もしくは写しの交付等により行う。

開示しないことができる個人情報

第 21 条 組合は、開示請求に係る個人情報が次の各号のいずれかに該当する場合は、当該個人情報を開示しないことができる。
 
法令等の定めるところにより本人に開示することができないと認められるとき。
開示することにより、事務の適正な執行に支障が生ずるおそれがあるとき。
開示することにより、第三者の権利利益を侵害するおそれがあるとき。
未成年者の法定代理人による開示請求がなされた場合であって、開示することが当該未成年者の利益に反すると認められるとき。

個人情報の一部開示

第 22 条 組合は、開示請求に係る個人情報に、前条各号のいずれかにより開示しないことができる個人情報(以下「非開示情報」という。)とそれ以外の個人情報とがある場合において、開示請求の趣旨が損なわれることがないと認められるときは、非開示情報を除いて、開示するものとする。

個人情報の存否に関する情報

第 23 条 開示請求に対し、当該開示請求に係る個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、非開示情報を開示することとなるときは、組合は、当該個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示請求を拒否することができる。

個人情報の訂正を請求できる者

第 24 条   被保険者等は、第19条第1項の規定による開示の決定を受けた自己の個人情報に事実の誤りがあると認めるときは、組合に対し、その訂正の請求(以下「訂正要求」という。)をすることができる。
  2 第17条第2項の規定は、訂正請求について準用する。

個人情報の訂正請求方法

第 25 条   前条の規定に基づき訂正請求をしようとする者は、組合に対して、次に掲げる事項を記載した訂正請求書を提出しなければならない。
   
訂正請求をしようとする者の氏名及び住所
訂正請求をしようとする個人情報を特定するために必要な事項
訂正を求める内容
前三号に掲げるもののほか、組合が定める事項
  2 訂正請求しようとする者は、当該訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等を提出し、又は提示しなければならない。
  3 第18条第2項及び第3項の規定は、訂正請求について準用する。

個人情報の訂正請求に対する決定

第 26 条   組合は、訂正請求があったときは、速やかに、必要な調査を行い、訂正請求をした者(以下「訂正請求者」という。)に対して、訂正請求に係る個人情報を訂正する旨又は訂正しない旨の決定をしなければならない。
  2

組合は、前項の規定による訂正する旨の決定をしたときは、当該訂正請求に係る個人情報を訂正した上、訂正請求者に対し、遅滞なく書面によりその旨を通知しなければならない。

  3 組合は、第1項の規定による訂正しない旨の決定をしたときは、訂正請求者に対し、遅滞なく書面によりその旨及びその理由を通知しなければならない。

苦情の処理

第 27 条 組合は個人情報の取扱いに関する苦情について、迅速かつ適切に対応しなければならない。

関係書類の整理保管

第 28 条 個人情報の開示に係る一連の関係書類は、受付日毎に整理し保管すること。なお、関係書類の保存期間については、10年とし、文書処理済(完結)となった年度の翌年度から起算するものとする。

委 任

第 29 条 この規程に関して必要な事項は、理事会において別にこれを定める。



附  則 この規程は、平成17年4月1日より施行する。

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